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Les modèles de tâche aident à automatiser et à rationaliser le processus de création de tâches et à augmenter l'efficacité du travail sur les tâches.
Il existe deux types de modèles :
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Modèles de tâche basés sur un projet :
Ils ne sont applicables qu'à un seul projet et peuvent être transformés en modèles de tâche d'organisation.
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Modèles de tâche d'organisation :
Ils sont applicables à tout projet au sein de l'organisation, mais ne peuvent pas être transformés en modèles basés sur un projet.
Autorisations des modèles de tâche basées sur les rôles utilisateur
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Rôle utilisateur |
Modèle basé sur les projets |
Modèle d’organisation |
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Administrateur |
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Chef de projet |
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Développeur |
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Designer |
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Tous les modèles de tâche disponibles sont répertoriés sous l'onglet de la page principale . Les modèles de tâche basés sur un projet ainsi que les modèles de tâche d'organisation sont affichés sur la page principale , en fonction des droits d'accès de l'utilisateur. L'icône est utilisée pour distinguer les modèles de tâche d'organisation des modèles de tâche basés sur un projet.
La page est également accessible depuis l'onglet d'un projet, où elle affiche tous les modèles basés sur ce projet particulier ainsi que les modèles de tâche d'organisation disponibles pour tous les projets.
Pour n'afficher que les modèles basés sur un projet ou sur l'organisation, sélectionnez l'option appropriée dans le menu déroulant de filtrage en haut de la liste des modèles. Les modèles peuvent également être recherchés dans la liste des modèles ou via le menu déroulant Modèles en haut à droite de la page.
Utilisez les boutons à droite de chaque modèle pour le voir, le modifier, le dupliquer ou le supprimer. Cliquez sur Utiliser le modèle pour créer une nouvelle tâche basée sur le modèle souhaité.
Les mêmes options sont également disponibles dans le menu déroulant Modèles en haut à droite de la page : cliquez sur à côté du modèle de tâche souhaité pour afficher les actions permettant de visualiser, modifier et utiliser les modèles de tâche.
Les modèles de tâche basés sur un projet et les modèles de tâche d'organisation peuvent être créés via le menu déroulant Modèles. Si le modèle est ajouté depuis la page principale , un modèle de tâche d'organisation est créé. L'ajout d'un modèle de tâche depuis l'onglet d'un projet crée un nouveau modèle de tâche basé sur un projet.
Si vous ouvrez le menu déroulant Modèles depuis la page Créer une nouvelle tâche, les modèles de tâche basés sur un projet ainsi que ceux d'organisation peuvent être ajoutés en tant que nouveaux modèles de tâche.
Pour créer un modèle de tâche, suivez ces étapes :
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Ouvrez le menu déroulant Modèles et sélectionnez
.
La page s'ouvre.
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Nommez le modèle et sélectionnez un propriétaire dans la liste déroulante. L'utilisateur sélectionné devient le propriétaire de chaque tâche créée à partir du modèle de tâche. Pour que le créateur du job en soit le propriétaire, sélectionnez .
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Facultativement, fournissez une .
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Facultativement, sélectionnez une .
Si cette option est sélectionnée, le modèle utilisera une langue source autre que la locale par défaut du projet.
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Ajoutez les langues requises et assignez des traducteurs ou des réviseurs pour chaque langue.
Utilisez l'onglet dans le menu déroulant pour sélectionner des utilisateurs individuels. Utilisez l'onglet pour sélectionner un groupe d'utilisateurs.
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Cliquez sur Continuer.
Le nouveau modèle de tâche est enregistré et affiché sur la page .
Les modèles de projet existants peuvent également être convertis en modèles de tâche d'organisation en sélectionnant Créer en tant que modèle d'organisation dans le menu Plus du modèle souhaité. La conversion de modèles de projet en modèles de tâche d'organisation crée une copie du modèle existant.
Les modèles de tâche basés sur un projet ne peuvent être appliqués qu'au projet spécifique, tandis que les modèles de tâche d'organisation peuvent être réutilisés dans tous les projets d'une organisation.
Pour utiliser un modèle de tâche existant, suivez ces étapes :
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Depuis la page principale :
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Sélectionnez Utiliser le modèle à côté du modèle souhaité.
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Si vous sélectionnez un modèle basé sur un projet, la page s'affiche dans le projet concerné.
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Si vous sélectionnez un modèle de tâche d'organisation, une fenêtre contextuelle s'affiche pour lister les projets disponibles où le modèle peut être utilisé.
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(Pour les modèles de tâche d'organisation) Choisissez le projet où le modèle sera utilisé.
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Optionnellement, modifiez le modèle de tâche dans la page .
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Cliquez sur Continue pour afficher le modèle de tâche.
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Depuis l'onglet d'un projet :
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Sélectionnez Utiliser le modèle à côté du modèle souhaité.
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Optionnellement, modifiez le modèle de tâche dans la page .
Remarque
Si vous utilisez un modèle de tâche d'organisation, les utilisateurs et les langues applicables au projet sont automatiquement ajoutés. En cas d'utilisateurs et de langues supplémentaires inclus dans le modèle de tâche, une alerte s'affiche. Les entités supplémentaires doivent être ajoutées manuellement par un utilisateur disposant des autorisations de projet appropriées.
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Cliquez sur Continue pour afficher le modèle de tâche.
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Les modèles de tâche peuvent également être sélectionnés lors de la création d'une nouvelle tâche. Ouvrez le menu déroulant Modèles en haut à droite et sélectionnez Utiliser le modèle dans le menu More du modèle de tâche souhaité : les champs du formulaire de création de tâche sont automatiquement remplis avec les données pertinentes du modèle de tâche.