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Übersetzungsprojekte umfassen häufig mehrere Rollen, Sprachen, Dateitypen, Fristen und Überprüfungsphasen. Ohne eine klare Struktur können Aufgaben übersehen, überschrieben oder verzögert werden. Workflows halten Übersetzungsprojekte organisiert, indem sie definieren, wer was und wann erledigt.
Ein Workflow stellt den Lebenszyklus eines Dokuments (in Phrase TMS als Job bezeichnet) im Übersetzungsprozess dar; eine Abfolge aufeinanderfolgender Schritte, die zu einem gewünschten Ergebnis führen.
Workflow-Schritte haben eine hierarchische Struktur, die durch ihre Reihenfolge bei der Einrichtung bestimmt wird. Wenn ein Segment in einem Workflow-Schritt bearbeitet wird, wird es an einen höheren Workflow-Schritt weitergegeben. Solange es unbestätigt und unbearbeitet bleibt, werden Änderungen an diesem Segment vom niedrigeren Workflow-Schritt weitergegeben. Sobald das Segment im höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wurde, werden Änderungen aus den niedrigeren Workflow-Schritten nicht mehr weitergegeben; das Ändern eines Schritts auf „Abgeschlossen“, während vorherige Schritte noch aktiv sind, führt dazu, dass der nächste Schritt für Linguisten verfügbar wird, ohne dass Änderungen aus den vorherigen Schritten weitergegeben werden.
Die Workflow-Funktion ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Workflow-Schritte für ein Projekt und das anschließende Zuweisen spezifischer Linguisten zu diesen. Diese Rolle wird im Benutzerprofil des Linguisten gespeichert, und wenn ein Projektmanager Linguisten neuen Projekten zuweist, werden Linguisten, die zuvor für einen bestimmten Workflow-Schritt eingesetzt wurden, als relevant vorgeschlagen.
Die Schritte Übersetzung, Revision und Kundenprüfung sind vordefiniert. Wenn komplexere oder benutzerdefinierte Workflows erforderlich sind, können diese mit Orchestrator erstellt werden.
Projekte können bis zu 15 Workflow-Schritte enthalten. Einmal hinzugefügte Workflow-Schritte können nicht mehr entfernt werden. Die Reihenfolge der Schritte wird in Zehnerschritten definiert, sodass ein später hinzugefügter Schritt zwischen bestehenden Schritten platziert werden kann.
Innerhalb eines Projekts können keine unterschiedlichen Workflows für verschiedene Sprachgruppen eingerichtet werden.
Nur Workflow-Schritte mit einer höheren hierarchischen Ordnung können einem Projekt mit bereits bestehenden Workflow-Schritten hinzugefügt werden.
Beispiel:
Wenn ein Projekt ursprünglich mit den Schritten Nr. 1, 2 und 4 erstellt wurde, wäre es möglich, einen 5. Schritt hinzuzufügen, jedoch keinen 3. Schritt.
Zum Einrichten von Workflow-Schritten folgende Schritte ausführen:
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Auf der Seite Einstellungen
nach unten zum Bereich scrollen und auf Workflow-Schritte klicken.
Die Seite wird geöffnet.
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Auf Workflow-Schritt erstellen klicken.
Die Seite wird geöffnet.
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Einen Namen, eine Abkürzung und eine Position in der Reihenfolge sowie bei Bedarf LQA angeben.
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Klicke auf Erstellen.
Der Schritt wird der Liste hinzugefügt.
Endgültige Versionen von übersetzten Dateien, die außerhalb von Phrase bearbeitet wurden, können einem Job hinzugefügt werden. Das Hinzufügen einer endgültigen Version zum Job unterbricht den bestehenden Workflow nicht.
Durch die Aktivierung der Dateiübergabe wird dem letzten Workflow-Schritt ein Datei-Upload-Feld hinzugefügt. Endgültige Dateien können jederzeit hochgeladen werden, aber zugewiesene Linguisten müssen die endgültige Version hochladen, bevor sie den Job auf „Abgeschlossen“ setzen, da er danach von ihnen nicht mehr bearbeitet werden kann.
Zulässige Dateigrößen richten sich nach den Beschränkungen. Mehrsprachige Formate (Excel, .XML, .CSV) werden nicht unterstützt.
Die Dateiübergabe ist in den folgenden Fällen nicht möglich:
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Die Datei wird für einen kontinuierlichen Job hochgeladen.
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Die Datei wird für einen Job hochgeladen, der über einen Connector erstellt wurde.
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Die Datei ist mehrsprachig.
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Die Datei ist aufgeteilt.
Hinweis
Fertiggestellte Datei: Eine übersetzte Datei.
Enddatei: Eine fertiggestellte Datei, die außerhalb von Phrase bearbeitet und wieder importiert wurde.
Anwendungsfall:
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Wenn Dateien mit komplexeren Layouts wie InDesign-Dateien oder Präsentationsfolien übersetzt werden, kann sich das Layout durch die Übersetzung ändern. Kunden möchten möglicherweise eine Endversion mit korrigiertem Layout, Originalschriftarten und Grafiken erhalten. Es wird erwartet, dass keine weiteren Änderungen am Text vorgenommen werden, da diese nicht mehr im TM berücksichtigt werden können.
Zum Einrichten der Dateiübergabe folgende Schritte ausführen:
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Ein Projekt oder eine Projektvorlage auswählen, für das bzw. die eine Dateiübergabe erforderlich ist, und auf klicken.
Die Seite zur Projektbearbeitung öffnet sich.
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Die -Einstellungen über
aufklappen.
Workflow-Einstellungen werden angezeigt.
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auswählen.
Der zuletzt ausgewählte Workflow-Schritt wird als markiert. Das Ändern des zuletzt ausgewählten Workflow-Schritts aktiviert immer die Dateiübergabe für diesen Schritt.
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Klicke auf Speichern.
Zum Hinzufügen einer Datei für die Übergabe folgende Schritte ausführen:
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In der Jobs-Tabelle einen Job im letzten Workflow-Schritt auswählen.
Das Feld ist aktiviert.
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Auf Enddokument hochladen klicken.
Das Fenster öffnet sich.
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Die Enddatei auswählen.
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Auf Hochladen klicken.
Die Datei erscheint in der Spalte und steht über die Job-Tabelle oder über ein Portal zum Download zur Verfügung.
Zum Entfernen der Datei auf
klicken.
Jobs zuweisen in Workflow-Schritten
Jeder aktive Workflow-Schritt in einem Projekt ist mit einer Version des ausgewählten Jobs verknüpft. Linguisten können der Übersetzung und andere Linguisten der Revision zugewiesen werden; für die letzten Schritte kann ein Kunde mit Linguisten- oder Gastbenutzerrechten zugewiesen werden.
Wenn sich Jobs im ersten Workflow-Schritt noch in Bearbeitung befinden, können Linguisten, die nachfolgenden Schritten zugewiesen sind, nicht mit deren Bearbeitung beginnen. Korrekturleser können beispielsweise Jobs im zweiten Workflow-Schritt erst dann bearbeiten, wenn die Jobs im Schritt als abgeschlossen markiert wurden.
Für jeden Workflow-Schritt können zudem unterschiedliche Translation Memories definiert werden, und Dateien können in allen Workflow-Schritten oder nur in einem Schritt aufgeteilt werden.
Zuweisen von TMs in Workflow-Schritten
Bei der Auswahl von TMs für Projekte mit Workflow können dieselben Translation Memories für alle Workflow-Schritte ausgewählt werden, oder jeder Workflow-Schritt kann über eine eigene TM-Konfiguration verfügen.
E-Mail-Benachrichtigung
Wird einem Linguisten oder Anbieter im ersten Workflow-Schritt ein Job zugewiesen, kann die betreffende Person manuell per E-Mail benachrichtigt werden oder automatisch, sobald der Job in das Projekt importiert wird.
Linguisten, die in späteren Schritten zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, sobald der Job im vorherigen Schritt auf gesetzt wird. Nach der Benachrichtigung beginnt der Korrekturleser sofort nach Abschluss der Übersetzung mit der Arbeit. Sofern definiert, werden Linguisten benachrichtigt, wenn der nächste Schritt abgeschlossen ist oder wenn der Job abgelehnt wurde.
Knappe Fristen (gleichzeitige Schritte)
Bei knappen Fristen kann mit einer Revision begonnen werden, bevor die Übersetzung abgeschlossen ist; dies sollte jedoch vorsichtig gehandhabt werden.
Wenn ein Job im vorherigen Workflow-Schritt nicht abgeschlossen wurde, ist die Bestätigungsanzeige im Editor rot und zeigt die Warnmeldung an.
Der Revisor kann die Warnung ignorieren und die Revision sorgfältig fortsetzen, jedoch nur mit Segmenten, die vom Übersetzer bestätigt wurden. Wenn der Revisor ein Segment ändert, das im vorangegangenen Workflow-Schritt (in diesem Fall Übersetzung) nicht bestätigt wurde, werden Änderungen durch den Übersetzer später nicht an den Revisionsschritt weitergegeben.
Bei der Arbeit mit dem CAT-Desktop-Editor enthält das zweisprachige MXLIFF nur Zielsegmente aus dem vorherigen Schritt, die bis zum Zeitpunkt des Exports hinzugefügt wurden.
Die Option, Linguisten zu erlauben, einen Workflow-Schritt zu beginnen, bevor der vorangegangene Schritt abgeschlossen wurde, wird unter Zugriff und Sicherheit eingestellt. Siehe CAT-Einstellungen für Editor-Einstellungen.
Workflow-Automatisierung
Bei der Arbeit mit Projekten mit mehreren Sprachen und Workflow-Schritten ist ein spezifischer Workflow-Schritt möglicherweise nicht für alle Jobs erforderlich.
Um Probleme durch übersprungene Workflow-Schritte für bestimmte Sprachen zu vermeiden, die Option Workflow-Automatisierung unter in den Projekteinstellungen aktivieren. Wenn der vorherige Workflow-Schritt abgeschlossen ist, werden die nicht zugewiesenen Jobs automatisch als abgeschlossen markiert und zum nächsten relevanten Schritt im Workflow weitergeleitet.
Alle Workflow-Schritte aktualisieren
Die Option ist für Workflows in kontinuierlichen Projekten konzipiert, bei denen Änderungen am Quellinhalt regelmäßig erkannt und Aktualisierungen an alle Workflow-Schritte weitergegeben werden müssen. Wenn die Quelle aktualisiert wird, wird die neueste Version der Zielsegmente aus dem letzten Workflow-Schritt nach unten und oben an alle vorangegangenen und nachfolgenden Workflow-Schritte weitergegeben. Dies stellt die Konsistenz zwischen dem, was im Editor angezeigt wird, und dem, was im TM gespeichert ist, sicher.
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Die Workflow-Weitergabe folgt einer hierarchischen Reihenfolge. Wenn ein Segment in einem höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wird, wird diese Version zur aktiven Version, und Änderungen aus niedrigeren Workflow-Schritten werden nicht mehr weitergegeben.
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Bei kontinuierlichen Projekten führen Quellaktualisierungen zu einer neuen Version des Jobs. Segmentversionen werden nicht zusammengeführt, und Phrase TMS arbeitet immer mit der neuesten Jobversion.
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Workflow-Schritte, die bereits abgeschlossen oder genehmigt wurden, werden nicht erneut geöffnet. Ihr Segmentinhalt kann jedoch nach einer Aktualisierung durch neuere Versionen ersetzt werden.
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Das Bearbeiten von Jobs in höheren Workflow-Schritten, bevor niedrigere Schritte abgeschlossen sind, oder das Arbeiten in mehreren Workflow-Schritten gleichzeitig kann beeinflussen, wie Änderungen weitergegeben werden.
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Das Auslösen der Vorübersetzung in einem höheren Workflow-Schritt, nachdem das Projekt bereits vorübersetzt wurde, unterbricht die Echtzeit-Weitergabe von Änderungen aus niedrigeren Schritten. Um die Weitergabe von Änderungen aufrechtzuerhalten, die Vorübersetzung nur auf den niedrigsten aktiven Workflow-Schritt anwenden.
Wichtig
Diese Funktion nur aktivieren, wenn Quellaktualisierungen über APC erfolgen, da sie sonst nicht funktioniert.
Job-Status manuell ändern
Projektmanager können den Status eines Jobs in jedem Workflow-Schritt jederzeit manuell ändern, einschließlich des Zurücksetzens eines bereits als „Abgeschlossen“ markierten Schrittes auf einen früheren Status wie „Per E-Mail gesendet“ oder „Neu“. Dies sendet den Job zur Überarbeitung an den zugewiesenen Linguisten zurück.
Manuelle Statusänderungen werden in der Job-Status-Historie aufgezeichnet. In der Job-Tabelle des Projekts mit der Maus auf den Status eines Jobs zeigen. Der Tooltip zeigt Datum und Uhrzeit der Annahme, des Abschlusses oder einer anderen Statusänderung sowie den zugehörigen Benutzer an.
Das Ändern des Job-Status von „Abgeschlossen“ zurück auf „Neu“ setzt nur den Job-Status zurück. Der bearbeitete oder bestätigte Status von Segmenten wird dadurch nicht zurückgesetzt. Wenn ein Segment in einem höheren Schritt bereits bearbeitet oder bestätigt wurde, bevor der Job wieder geöffnet wurde, werden in einem niedrigeren Schritt vorgenommene Übersetzungsänderungen weiterhin nicht auf diesen höheren Schritt übertragen.
Workflow-Änderungen exportieren (nur Web-Editor)
Änderungen in Workflow-Schritten können allen an der Übersetzungskette beteiligten Personen mit einer Zusammenfassung des Ausgangstextes und aller Versionen der Übersetzungen, wie z. B. Übersetzung, Revision und Endkontrolle, zur Verfügung gestellt werden. Es wird eine .HTML-Tabelle mit dem Originaltext in der ersten Spalte und einer separaten Spalte für jeden Workflow-Schritt generiert.
Diese Zusammenfassung kann nicht mit Anbietern geteilt werden (Ausnahme: das gesamte Projekt mit allen Workflow-Schritten wird mit dem Anbieter geteilt), aber die generierte .HTML-Datei kann bei Bedarf heruntergeladen und verteilt werden.
Zum Exportieren von Workflow-Änderungen die folgenden Schritte ausführen: