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Übersetzungsprojekte umfassen häufig mehrere Rollen, Sprachen, Dateitypen, Fristen und Überprüfungsphasen. Ohne eine klare Struktur können Aufgaben übersehen, überschrieben oder verzögert werden. Workflows halten Übersetzungsprojekte organisiert, indem sie definieren, wer was und wann erledigt.
Ein Workflow stellt den Lebenszyklus eines Dokuments (in Phrase TMS als job bezeichnet) im Übersetzungsprozess dar; eine Abfolge aufeinanderfolgender Schritte, die zu einem gewünschten Ergebnis führen.
Workflow-Schritte haben eine hierarchische Struktur, die durch ihre Reihenfolge bei der Einrichtung bestimmt wird. Wenn ein Segment in einem Workflow-Schritt bearbeitet wird, wird es an einen höheren Workflow-Schritt weitergegeben. Solange es unbestätigt und unbearbeitet bleibt, werden Änderungen an diesem Segment vom niedrigeren Workflow-Schritt weitergegeben. Sobald das Segment im höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wurde, werden Änderungen aus den niedrigeren Workflow-Schritten nicht mehr weitergegeben; das Ändern eines Schritts auf „Abgeschlossen“, während vorherige Schritte noch aktiv sind, führt dazu, dass der nächste Schritt für Linguisten verfügbar wird, ohne dass Änderungen aus den vorherigen Schritten weitergegeben werden.
Die Workflow-Funktion ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Workflow-Schritte für ein Projekt und das anschließende Zuweisen spezifischer Linguisten zu diesen. Diese Rolle wird im Benutzerprofil des Linguisten gespeichert, und wenn ein Projektmanager Linguisten neuen Projekten zuweist, werden Linguisten, die zuvor für einen bestimmten Workflow-Schritt eingesetzt wurden, als relevant vorgeschlagen.
Die Schritte Übersetzung, Revision und Kundenprüfung sind vordefiniert. Wenn komplexere oder benutzerdefinierte Workflows erforderlich sind, können diese mit Orchestrator erstellt werden.
Projekte können bis zu 15 Workflow-Schritte enthalten und können nach dem Hinzufügen nicht mehr entfernt werden. Die Reihenfolge der Schritte wird in Zehnerschritten definiert, sodass ein später hinzugefügter Schritt zwischen bestehenden Schritten platziert werden kann.
Ein unterschiedlicher Satz an Workflows für verschiedene Sprachkombinationen kann nicht innerhalb eines Projekts eingerichtet werden.
Nur Workflow-Schritte mit einer höheren hierarchischen Ordnung können einem Projekt mit bereits bestehenden Workflow-Schritten hinzugefügt werden.
Beispiel:
Wenn ein Projekt ursprünglich mit den Schritten Nr. 1, 2 und 4 erstellt wurde, wäre es möglich, einen 5. Schritt hinzuzufügen, jedoch keinen 3. Schritt.
Um Workflow-Schritte einzurichten, werden folgende Schritte ausgeführt:
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Auf der Seite Einstellungen
wird nach unten zum Bereich gescrollt und anschließend auf Workflow-Schritte geklickt.
Die Seite wird geöffnet.
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Es wird auf Create workflow step geklickt.
Die Seite wird geöffnet.
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Es sind ein Name, eine Abkürzung, eine Reihenfolgeposition und, falls erforderlich, LQA anzugeben.
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Klicke auf Erstellen.
Der Schritt wird der Liste hinzugefügt.
Dateiübergabe
Endgültige Versionen von übersetzten Dateien, die außerhalb von Phrase bearbeitet wurden, können einem Job hinzugefügt werden. Das Hinzufügen einer endgültigen Version zum Job unterbricht den bestehenden Workflow nicht.
Das Aktivieren der Dateiübergabe fügt dem letzten Workflow-Schritt ein Datei-Upload-Feld hinzu. Endgültige Dateien können jederzeit hochgeladen werden, aber zugewiesene Linguisten müssen die endgültige Version hochladen, bevor sie den Job auf „Abgeschlossen“ setzen, da er danach von ihnen nicht mehr bearbeitet werden kann.
Zulässige Dateigrößen richten sich nach den Grenzwerten. Mehrsprachige Formate (Excel, .XML, .CSV) werden nicht unterstützt.
Die Dateiübergabe ist in den folgenden Fällen nicht möglich:
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Die Datei wird für einen kontinuierlichen Job hochgeladen.
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Die Datei wird für einen Job hochgeladen, der über einen Connector erstellt wurde.
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Die Datei ist mehrsprachig.
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Die Datei ist aufgeteilt.
Hinweis
Abgeschlossene Datei Eine übersetzte Datei.
Endgültige Datei Eine abgeschlossene Datei, die außerhalb von Phrase bearbeitet und wieder importiert wurde.
Lokalisierungsanwendungsfall
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Wenn Dateien mit komplexeren Layouts wie InDesign-Dateien oder Präsentationsfolien übersetzt werden, kann sich das Layout durch die Übersetzung ändern. Kunden möchten möglicherweise eine Endversion mit korrigiertem Layout, Originalschriftarten und Grafiken erhalten. Es wird erwartet, dass keine weiteren Änderungen am Text vorgenommen werden, da diese nicht mehr im TM abgebildet werden können.
Um die Dateiübergabe einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:
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Aus einem Projekt oder einer Projektvorlage, die eine Dateiübergabe erfordert, ist eines auszuwählen, und anschließend ist auf zu klicken.
Die Seite zur Projektbearbeitung öffnet sich.
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Klappen Sie
die -Einstellungen auf.
Workflow-Einstellungen werden angezeigt.
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Es ist auszuwählen.
Der zuletzt ausgewählte Workflow-Schritt wird als markiert. Das Ändern des zuletzt ausgewählten Workflow-Schritts aktiviert immer die Dateiübergabe für diesen Schritt.
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Klicke auf Speichern.
Um eine Datei für die Übergabe hinzuzufügen, sind folgende Schritte auszuführen:
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Aus der Jobs-Tabelle ist ein Job im letzten Workflow-Schritt auszuwählen.
Das Feld ist aktiviert.
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Es ist auf Endgültiges Dokument hochladen zu klicken.
Das Fenster öffnet sich.
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Wählen Sie die endgültige Datei aus.
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Es ist auf Hochladen zu klicken.
Die Datei erscheint in der Spalte und steht zum Download aus der Jobtabelle oder über ein Portal zur Verfügung.
Es ist auf
zu klicken, um die Datei zu entfernen.
Aufträge zuweisen in Workflow-Schritten
Jeder aktive Workflow-Schritt in einem Projekt ist mit einer Version des ausgewählten Auftrags verknüpft. Linguisten können der Übersetzung und andere Linguisten der Revision zugewiesen werden, wobei die letzten Schritte von einem Kunden mit Linguisten- oder Gastbenutzerrechten übernommen werden.
Wenn Aufträge im ersten Workflow-Schritt noch in Bearbeitung sind, können Linguisten, die nachfolgenden Schritten zugewiesen sind, nicht mit deren Bearbeitung beginnen. Korrekturleser können beispielsweise Aufträge im zweiten Workflow-Schritt erst bearbeiten, wenn die Aufträge im Schritt als abgeschlossen markiert sind.
Für jeden Workflow-Schritt können auch unterschiedliche Translation Memories definiert werden, und Dateien können in allen Workflow-Schritten oder nur in einem Schritt aufgeteilt werden.
Zuweisung von TMs in Workflow-Schritten
Bei der Auswahl von TMs für Projekte mit Workflow können dieselben Translation Memories für alle Workflow-Schritte ausgewählt werden, oder jeder Workflow-Schritt kann eine eigene TM-Konfiguration besitzen.
E-Mail-Benachrichtigung
Wenn Sie einem Linguisten oder Anbieter im ersten Workflow-Schritt einen Auftrag zuweisen, können diese manuell per E-Mail benachrichtigt werden oder automatisch, sobald der Auftrag in das Projekt importiert wird.
Linguisten, die in späteren Schritten zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, sobald der Auftrag im vorherigen Schritt auf gesetzt wird. Nach der Benachrichtigung beginnt der Korrekturleser sofort mit der Arbeit, nachdem die Übersetzung abgeschlossen ist. Sofern definiert, werden Linguisten benachrichtigt, wenn der nächste Schritt erreicht wurde oder wenn der Auftrag abgelehnt wurde.
Knappe Fristen (gleichzeitige Schritte)
Bei knappen Fristen kann mit einer Revision begonnen werden, bevor die Übersetzung abgeschlossen ist, dies sollte jedoch vorsichtig erfolgen.
Wenn ein Auftrag im vorherigen Workflow-Schritt noch nicht abgeschlossen wurde, ist die Bestätigungsanzeige im Editor rot und zeigt die Warnmeldung an.
Der Revisor kann die Warnung ignorieren und vorsichtig mit der Revision fortfahren, jedoch nur mit Segmenten, die vom Übersetzer bestätigt wurden. Wenn der Revisor ein Segment ändert, das im vorherigen Workflow-Schritt (in diesem Fall die Übersetzung) nicht bestätigt wurde, werden Änderungen des Übersetzers später nicht in den Revisionsschritt übernommen.
Bei der Arbeit mit dem CAT-Desktop-Editor enthält die zweisprachige MXLIFF nur Zielsegmente aus dem vorherigen Schritt, die bis zum Zeitpunkt des Exports hinzugefügt wurden.
Die Option, Linguisten zu erlauben, einen Workflow-Schritt zu beginnen, bevor der vorherige Schritt abgeschlossen wurde, wird unter Zugriff und Sicherheit eingestellt. Siehe CAT-Einstellungen für Editor-Einstellungen.
Workflow-Automatisierung
Bei der Arbeit mit Projekten mit mehreren Sprachen und Workflow-Schritten ist ein spezifischer Workflow-Schritt möglicherweise nicht für alle Jobs erforderlich.
Um Probleme durch übersprungene Workflow-Schritte für bestimmte Sprachen zu vermeiden, wird empfohlen, die Option Workflow automation in den project settings zu aktivieren. Wenn der vorherige Workflow-Schritt abgeschlossen ist, werden die nicht zugewiesenen Jobs automatisch als abgeschlossen markiert und zum nächsten relevanten Schritt im Workflow weitergeleitet.
Alle Arbeitsschritte aktualisieren
Die Option ist für continuous project-Workflows konzipiert, bei denen Änderungen am Quellinhalt regelmäßig erkannt werden und Aktualisierungen über alle Workflow-Schritte hinweg verbreitet werden müssen. Wenn die Quelle aktualisiert wird, wird die neueste Version der Zielsegmente aus dem letzten Workflow-Schritt sowohl an alle vorhergehenden als auch an die nachfolgenden Workflow-Schritte weitergegeben. Dies stellt die Konsistenz zwischen dem, was im Editor angezeigt wird, und dem, was im TM gespeichert ist, sicher.
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Die Workflow-Weitergabe folgt einer hierarchischen Reihenfolge. Wenn ein Segment in einem höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wird, wird diese Version zur aktiven Version, und Änderungen aus niedrigeren Workflow-Schritten werden nicht mehr weitergegeben.
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Bei kontinuierlichen Projekten erstellen Quellaktualisierungen eine neue Version des Jobs. Segmentversionen werden nicht zusammengeführt, und Phrase TMS arbeitet immer mit der neuesten Jobversion.
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Workflow-Schritte, die bereits abgeschlossen oder genehmigt wurden, werden nicht erneut geöffnet. Ihr Segmentinhalt kann jedoch nach einer Aktualisierung durch neuere Versionen ersetzt werden.
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Das Bearbeiten von Jobs in höheren Workflow-Schritten, bevor die niedrigeren abgeschlossen sind, oder das gleichzeitige Arbeiten in mehreren Workflow-Schritten, kann die Weitergabe von Änderungen beeinflussen.
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Das Auslösen der Vorübersetzung in einem höheren Workflow-Schritt, nachdem das Projekt bereits vorübersetzt wurde, unterbricht die Echtzeit-Weitergabe von niedrigeren Schritten. Um das Weitergabeverhalten zu erhalten, sollte die Vorübersetzung ausschließlich auf den niedrigsten aktiven Workflow-Schritt angewendet werden.
Wichtig
Diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn Quellaktualisierungen über APC vorliegen, da sie sonst nicht funktioniert.
Manuelles Ändern des Jobstatus
Projektmanager können den Status eines Jobs in jedem Workflow-Schritt jederzeit manuell ändern, einschließlich des Zurücksetzens eines Schritts, der bereits als „Abgeschlossen“ markiert wurde, auf einen früheren Status wie „Per E-Mail gesendet“ oder „Neu“. Dies sendet den Job zur Überarbeitung an den zugewiesenen Linguisten zurück.
Manuelle Statusänderungen werden im Job-Statusverlauf aufgezeichnet. In der Projekt-Job-Tabelle kann durch Mouseover auf den Jobstatus eine QuickInfo angezeigt werden, die Datum und Uhrzeit der Annahme, des Abschlusses oder sonstiger Änderungen sowie den zugehörigen Benutzer zeigt.
Das Ändern des Status eines Jobs von „Abgeschlossen“ zurück auf „Neu“ setzt nur den Status des Jobs zurück. Es wird dadurch nicht der bearbeitete oder bestätigte Status von Segmenten zurückgesetzt. Wenn ein Segment in einem höheren Schritt bereits bearbeitet oder bestätigt wurde, bevor der Job wieder geöffnet wurde, werden Übersetzungsänderungen, die in einem niedrigeren Schritt vorgenommen wurden, nicht auf diesen höheren Schritt übertragen.
Export von Workflow-Änderungen (Web-Editor nur)
Änderungen in Workflow-Schritten können allen an der Übersetzungskette beteiligten Personen in Form einer Zusammenfassung des Ausgangstextes und sämtlicher Übersetzungsversionen – beispielsweise Übersetzung, Revision und Endkontrolle – zur Verfügung gestellt werden. Es wird eine .HTML-Tabelle generiert, die den Originaltext in der ersten Spalte und eine separate Spalte für jeden Workflow-Schritt enthält.
Diese Zusammenfassung kann nicht mit Anbietern geteilt werden (Ausnahme: das gesamte Projekt mit allen Workflow-Schritten wird mit Anbietern geteilt), aber die generierte .HTML-Datei kann bei Bedarf heruntergeladen und verteilt werden.
Für den Export von Workflow-Änderungen sind folgende Schritte zu befolgen: