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Übersetzungsprojekte umfassen häufig mehrere Rollen, Sprachen, Dateitypen, Fristen und Überprüfungsphasen. Ohne eine klare Struktur können Aufgaben übersehen, überschrieben oder verzögert werden. Workflows halten Übersetzungsprojekte organisiert, indem sie definieren, wer was wann erledigt.
Ein Workflow stellt den Lebenszyklus eines Dokuments (in Phrase TMS als Job genannt) im Übersetzungsprozess dar; eine Abfolge aufeinanderfolgender Schritte, die zu einem gewünschten Ergebnis führen.
Workflow-Schritte haben eine hierarchische Struktur, die durch ihre Reihenfolge bei der Einrichtung bestimmt wird. Wenn ein Segment in einem Workflow-Schritt bearbeitet wird, wird es an einen höheren Workflow-Schritt weitergegeben. Solange es unbestätigt und unbearbeitet bleibt, werden Änderungen an diesem Segment vom niedrigeren Workflow-Schritt weitergegeben. Sobald das Segment im höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wurde, werden Änderungen aus den niedrigeren Workflow-Schritten nicht mehr weitergegeben; das Ändern eines Schritts auf „Abgeschlossen“, während vorherige Schritte noch aktiv sind, führt dazu, dass der nächste Schritt für Linguisten verfügbar wird, ohne dass Änderungen aus den vorherigen Schritten weitergegeben werden.
Die Workflow-Funktion ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Workflow-Schritte für ein Projekt und das anschließende Zuweisen spezifischer Linguisten zu diesen. Diese Rolle wird im Benutzerprofil des Linguisten gespeichert, und wenn ein Projektmanager Linguisten neuen Projekten zuweist, werden Linguisten, die zuvor für einen bestimmten Workflow-Schritt eingesetzt wurden, als relevant vorgeschlagen.
Die Schritte Übersetzung, Revision und Kundenprüfung sind vordefiniert. Wenn komplexere oder individuelle Workflows erforderlich sind, können diese mit Orchestrator erstellt werden.
Projekte können bis zu 15 Workflow-Schritte enthalten und können nach dem Hinzufügen nicht mehr entfernt werden. Die Reihenfolge der Schritte wird in Zehnerschritten definiert, sodass ein später hinzugefügter Schritt zwischen bestehenden Schritten platziert werden kann.
Innerhalb eines Projekts können keine unterschiedlichen Workflows für verschiedene Sprachgruppen eingerichtet werden.
Einem Projekt mit bestehenden Workflow-Schritten können nur Workflow-Schritte mit einer höheren hierarchischen Ordnung hinzugefügt werden.
Beispiel:
Wenn ein Projekt ursprünglich mit den Schritten Nr. 1, 2 und 4 erstellt wurde, wäre es möglich, einen 5. Schritt hinzuzufügen, jedoch keinen 3. Schritt.
Um Workflow-Schritte einzurichten, folge diesen Schritten:
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Auf der Seite Einstellungen
scrolle nach unten zum Abschnitt und klicke auf Workflow-Schritte.
Die Seite öffnet sich.
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Klicke auf Neu.
Die Seite öffnet sich.
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Gib einen Namen, eine Abkürzung, eine Reihenfolgenposition und, falls erforderlich, LQA ein.
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Klicke auf Erstellen.
Der Schritt wird der Liste hinzugefügt.
Dateiübergabe
Finale Versionen von übersetzten Dateien, die außerhalb von Phrase bearbeitet wurden, können einem Job hinzugefügt werden. Das Hinzufügen einer finalen Version zum Job unterbricht den bestehenden Workflow nicht.
Durch die Aktivierung der Dateiübergabe wird dem letzten Workflow-Schritt ein Datei-Upload-Feld hinzugefügt. Finale Dateien können jederzeit hochgeladen werden, aber die zugewiesenen Linguisten müssen die finale Version hochladen, bevor sie den Job auf „Abgeschlossen“ setzen, da er danach von ihnen nicht mehr bearbeitet werden kann.
Zulässige Dateigrößen richten sich nach den Limits. Mehrsprachige Formate (Excel, .XML, .CSV) werden nicht unterstützt.
Die Dateiübergabe ist in den folgenden Fällen nicht möglich:
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Die Datei wird für einen kontinuierlichen Job hochgeladen.
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Die Datei wird für einen Job hochgeladen, der über einen Connector erstellt wurde.
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Die Datei ist mehrsprachig.
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Die Datei ist aufgeteilt.
Hinweis
Abgeschlossene Datei Eine übersetzte Datei.
Endgültige Datei Eine abgeschlossene Datei, die außerhalb von Phrase bearbeitet und wieder importiert wurde.
Lokalisierungsanwendungsfall
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Wenn Dateien mit komplexeren Layouts wie InDesign-Dateien oder Präsentationsfolien übersetzt werden, kann sich das Layout durch die Übersetzung ändern. Kunden möchten möglicherweise eine finale Version mit korrigiertem Layout, Originalschriftarten und Grafiken erhalten. Es wird erwartet, dass keine weiteren Änderungen am Text vorgenommen werden, da diese nicht mehr im TM abgebildet werden können.
Um die Dateiübergabe einzurichten, folge diesen Schritten:
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Wähle ein Projekt oder eine Projektvorlage aus, die eine Dateiübergabe erfordert, und klicke auf .
Die Seite zur Projektbearbeitung öffnet sich.
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Klappe
die -Einstellungen aus.
Workflow-Einstellungen werden angezeigt.
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Wähle aus.
Der zuletzt ausgewählte Workflow-Schritt wird als markiert. Das Ändern des zuletzt ausgewählten Workflow-Schritts aktiviert immer die Dateiübergabe für diesen Schritt.
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Klicke auf Speichern.
Um eine Datei für die Übergabe hinzuzufügen, folge diesen Schritten:
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Wähle in der Jobs-Tabelle einen Job im letzten Workflow-Schritt aus.
Das Feld ist aktiviert.
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Klicke auf Endgültiges Dokument hochladen.
Das Fenster öffnet sich.
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Wähle die endgültige Datei aus.
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Klicke auf Hochladen.
Die Datei erscheint in der Spalte und steht zum Download in der Job-Tabelle oder über ein Portal zur Verfügung.
Klicke auf
, um die Datei zu entfernen.
Jobs zuweisen in Workflow-Schritten
Jeder aktive Workflow-Schritt in einem Projekt ist mit einer Version des ausgewählten Jobs verknüpft. Linguisten können für die Übersetzung und andere Linguisten für die Revision zugewiesen werden, wobei die letzten Schritte von einem Kunden mit Linguisten- oder Gastbenutzerrechten durchgeführt werden.
Wenn Jobs im ersten Workflow-Schritt noch in Bearbeitung sind, können die für nachfolgende Schritte zugewiesenen Linguisten nicht mit deren Bearbeitung beginnen. Korrekturleser können beispielsweise Aufträge im zweiten Workflow-Schritt erst bearbeiten, wenn die Aufträge im Schritt als abgeschlossen markiert sind.
Für jeden Workflow-Schritt können auch unterschiedliche Translation Memories definiert werden, und Dateien können in allen Workflow-Schritten oder nur in einem Schritt aufgeteilt werden.
Zuweisen von TMs in Workflow-Schritten
Bei der Auswahl von TMs für Projekte mit Workflow können dieselben Translation Memories für alle Workflow-Schritte ausgewählt werden, oder jeder Workflow-Schritt kann eine eigene TM-Konfiguration haben.
E-Mail-Benachrichtigung
Wenn einem Linguisten oder Anbieter im ersten Workflow-Schritt ein Job zugewiesen wird, kann dieser manuell per E-Mail benachrichtigt werden oder automatisch, wenn der Job in das Projekt importiert wird.
Linguisten, die in späteren Schritten zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, sobald der Job im vorherigen Schritt auf gesetzt wird. Nach der Benachrichtigung beginnt der Korrekturleser sofort nach Abschluss der Übersetzung mit der Arbeit. Sofern definiert, werden Linguisten benachrichtigt, wenn der nächste Schritt abgeschlossen ist oder wenn der Job abgelehnt wurde.
Enge Fristen (gleichzeitige Schritte)
Bei einer engen Frist kann mit einer Revision begonnen werden, bevor die Übersetzung abgeschlossen ist, dies sollte jedoch vorsichtig erfolgen.
Wenn ein Auftrag im vorherigen Workflow-Schritt nicht abgeschlossen wurde, ist die Bestätigungsanzeige im Editor rot und zeigt die Warnmeldung an.
Der Revisor kann die Warnung ignorieren und vorsichtig mit der Revision fortfahren, jedoch nur mit Segmenten, die vom Übersetzer bestätigt wurden. Wenn der Revisor ein Segment ändert, das im vorherigen Workflow-Schritt (in diesem Fall Übersetzung) nicht bestätigt wurde, werden Änderungen des Übersetzers später nicht in den Revisionsschritt übernommen.
Bei der Arbeit mit dem CAT-Desktop-Editor enthält die zweisprachige MXLIFF nur Zielsegmente aus dem vorherigen Schritt, die bis zum Zeitpunkt des Exports hinzugefügt wurden.
Die Option, Linguisten zu erlauben, einen Workflow-Schritt zu beginnen, bevor der vorherige Schritt abgeschlossen wurde, wird unter Zugriff und Sicherheit festgelegt. Siehe CAT-Einstellungen für Editoreinstellungen.
Workflow-Automatisierung
Bei der Arbeit an Projekten mit mehreren Sprachen und Workflow-Schritten ist ein bestimmter Workflow-Schritt möglicherweise nicht für alle Jobs erforderlich.
Um Probleme zu vermeiden, die durch übersprungene Workflow-Schritte für bestimmte Sprachen entstehen, sollte die Option Workflow-Automatisierung in den Projekteinstellungen aktiviert werden. Wenn der vorherige Workflow-Schritt abgeschlossen ist, werden die nicht zugewiesenen Jobs automatisch als abgeschlossen markiert und zum nächsten relevanten Schritt im Workflow weitergeleitet.
Alle Arbeitsschritte aktualisieren
Die Option ist für Workflows konzipiert, bei denen Änderungen am Quellinhalt regelmäßig erkannt werden und Aktualisierungen auf alle Workflow-Schritte übertragen werden müssen. Wenn die Quelle aktualisiert wird, wird die neueste Version der Zielsegmente aus dem neuesten Workflow-Schritt nach unten und oben an alle vorangegangenen und nachfolgenden Workflow-Schritte weitergegeben. Dies stellt die Konsistenz zwischen dem, was im Editor angezeigt wird, und dem, was im TM gespeichert ist, sicher.
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Die Workflow-Weitergabe folgt einer hierarchischen Reihenfolge. Wenn ein Segment in einem höheren Workflow-Schritt bearbeitet oder bestätigt wird, wird diese Version zur aktiven Version, und Änderungen aus niedrigeren Workflow-Schritten werden nicht mehr weitergegeben.
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Bei kontinuierlichen Projekten erstellen Quellaktualisierungen eine neue Version des Jobs. Segmentversionen werden nicht zusammengeführt, und Phrase TMS arbeitet immer mit der neuesten Job-Version.
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Workflow-Schritte, die bereits abgeschlossen oder genehmigt wurden, werden nicht wieder geöffnet. Der Inhalt der Segmente kann jedoch nach einer Aktualisierung durch neuere Versionen ersetzt werden.
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Das Bearbeiten von Jobs in höheren Workflow-Schritten, bevor niedrigere Schritte abgeschlossen sind, oder das gleichzeitige Arbeiten in mehreren Workflow-Schritten kann sich darauf auswirken, wie Änderungen weitergegeben werden.
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Das Auslösen der Vorübersetzung in einem höheren Workflow-Schritt, nachdem das Projekt bereits vorübersetzt wurde, unterbricht die Echtzeit-Weitergabe von niedrigeren Schritten. Um das Weitergabeverhalten beizubehalten, sollte die Vorübersetzung ausschließlich auf den niedrigsten aktiven Workflow-Schritt angewendet werden.
Wichtig
Diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn Quellaktualisierungen über APC vorliegen, andernfalls funktioniert sie nicht.
Manueller Statuswechsel von Jobs
Projektmanager können den Status eines Jobs in jedem Workflow-Schritt jederzeit manuell ändern, einschließlich des Zurücksetzens eines Schritts, der bereits als „Abgeschlossen“ markiert wurde, auf einen früheren Status wie „Per E-Mail gesendet“ oder „Neu“. Dies sendet den Job zur Überarbeitung an den zugewiesenen Linguisten zurück.
Manuelle Statusänderungen werden im Jobstatusverlauf aufgezeichnet. In der Projekt-Jobtabelle kann der Mauszeiger über den Status eines Jobs gehalten werden, um einen Tooltip anzuzeigen, der das Datum und die Uhrzeit der Annahme, des Abschlusses oder anderer Änderungen des Jobs sowie den zugehörigen Benutzer darstellt.
Das Ändern des Jobstatus von „Abgeschlossen“ zurück auf „Neu“ setzt nur den Jobstatus zurück. Der bearbeitete oder bestätigte Status von Segmenten wird dadurch nicht zurückgesetzt. Wenn ein Segment in einem höheren Schritt bereits bearbeitet oder bestätigt wurde, bevor der Job wieder geöffnet wurde, werden in einem niedrigeren Schritt vorgenommene Übersetzungsänderungen weiterhin nicht auf diesen höheren Schritt übertragen.
Workflow-Änderungen exportieren (nur Web editor)
Änderungen in Workflow-Schritten können allen an der Übersetzungskette beteiligten Personen mit einer Zusammenfassung des Ausgangstextes und aller Versionen der Übersetzungen, wie z. B. Übersetzung, Revision und Endkontrolle, zur Verfügung gestellt werden. Es wird eine .HTML-Tabelle generiert, die den Originaltext in der ersten Spalte und eine separate Spalte für jeden Workflow-Schritt enthält.
Diese Zusammenfassung kann nicht mit Anbietern geteilt werden (Exception: das gesamte Projekt mit allen Workflow-Schritten wird mit dem Anbieter geteilt), aber die generierte .HTML-Datei kann bei Bedarf heruntergeladen und verteilt werden.
Für den Export von Workflow-Änderungen sind folgende Schritte zu befolgen: