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Les projets de traduction impliquent souvent de multiples rôles, langues, types de fichiers, délais et étapes de révision. Sans structure claire, des tâches peuvent être oubliées, remplacées par erreur ou retardées. Les flux de travail permettent d'organiser les projets de traduction en définissant qui fait quoi et quand.
Un flux de travail représente le cycle de vie d'un document (appelé travail dans Phrase TMS) dans le processus de traduction : une séquence d'étapes consécutives qui mènent à un résultat souhaité.
Les étapes du flux de travail ont une structure hiérarchique déterminée par leur ordre lors de la configuration. Lorsqu'un segment est modifié dans une étape de flux de travail, il est propagé vers une étape de flux de travail supérieure. Tant que le segment n'est ni confirmé ni modifié, les modifications apportées à ce segment depuis l'étape précédente du flux de travail sont propagées. Une fois que le segment est modifié ou confirmé dans l'étape de flux de travail supérieure, les modifications provenant des étapes de flux de travail inférieures ne sont pas propagées ; marquer une étape comme terminée alors que les étapes précédentes sont toujours actives rend l'étape suivante disponible pour les linguistes sans que les modifications des étapes précédentes soient propagées.
La fonctionnalité de flux de travail permet de concevoir des étapes de flux de travail personnalisées pour un projet, puis d'y affecter des linguistes spécifiques. Ce rôle est enregistré dans le profil utilisateur du linguiste et, lorsqu'un chef de projet affecte des linguistes à de nouveaux projets, les linguistes précédemment affectés à une étape de flux de travail donnée lui sont proposés comme candidats pertinents.
Les étapes Traduction, Révision et Relecture client sont prédéfinies. Si des flux de travail plus complexes ou personnalisés sont nécessaires, ils peuvent être créés avec Orchestrator.
Les projets peuvent contenir jusqu'à 15 étapes de flux de travail, qui ne peuvent plus être supprimées une fois ajoutées. L'ordre des étapes est défini par multiples de dix afin que, si une étape est ajoutée ultérieurement, elle puisse être placée entre des étapes existantes.
Il n'est pas possible de configurer un ensemble différent de flux de travail pour différents ensembles de langues au sein d'un même projet.
Seules les étapes de flux de travail ayant un ordre hiérarchique supérieur peuvent être ajoutées à un projet comportant déjà des étapes de flux de travail.
Exemple :
Si un projet est initialement créé avec les étapes n° 1, 2 et 4, il serait possible d'ajouter une 5e étape, mais pas une 3e étape.
Pour configurer les étapes du flux de travail, suivez ces étapes :
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À partir de la page Paramètres
, descendez jusqu'à la section et cliquez sur Étapes du flux de travail.
La page s'ouvre.
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Cliquez sur Créer une étape de flux de travail.
La page s'ouvre.
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Indiquez un nom, une abréviation, un rang et, si nécessaire, les paramètres LQA.
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Cliquez sur Créer.
L'étape est ajoutée à la liste.
Les versions finales des fichiers traduits modifiés en dehors de Phrase peuvent être ajoutées à un travail. L'ajout d'une version finale au travail ne perturbe pas le flux de travail existant.
L'activation du transfert de fichiers ajoute un champ de téléversement de fichier à l'étape finale du flux de travail. Les fichiers finaux peuvent être téléversés à tout moment, mais les linguistes auxquels le travail est attribué doivent téléverser la version finale avant de marquer le travail comme terminé, car ils ne pourront plus la modifier par la suite.
Les tailles de fichier autorisées sont conformes aux limites. Les formats multilingues (Excel, .XML, .CSV) ne sont pas pris en charge.
Le transfert de fichiers n'est pas possible dans les cas suivants :
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Le fichier est téléversé pour un travail continu.
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Le fichier est téléversé pour un travail créé à partir d'un connecteur.
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Le fichier est multilingue.
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Le fichier est fractionné.
Remarque
Fichier terminé : Un fichier traduit.
Fichier final : Un fichier terminé qui a été modifié en dehors de Phrase et réimporté.
Cas d'utilisation :
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Lors de la traduction de fichiers à la mise en page élaborée, tels que des fichiers InDesign ou des diapositives de présentation, la traduction peut modifier cette mise en page. Les clients peuvent souhaiter recevoir une version finale avec une mise en page corrigée, les polices et les graphiques originaux. Aucune autre modification du texte n'est prévue, car elle ne pourrait plus être répercutée dans la MT.
Pour configurer le transfert de fichiers, suivez ces étapes :
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Sélectionnez un projet ou un modèle de projet nécessitant un transfert de fichiers, puis cliquez sur .
La page de modification du projet s'ouvre.
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Développez
les paramètres du .
Les paramètres du flux de travail s'affichent.
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Sélectionnez .
La dernière étape du flux de travail sélectionnée est signalée par la mention . Si vous modifiez la dernière étape du flux de travail sélectionnée, le transfert de fichiers est toujours activé pour cette étape.
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Cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter un fichier à transférer, suivez ces étapes :
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Dans le tableau des travaux, sélectionnez un travail à la dernière étape du flux de travail.
Le champ est activé.
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Cliquez sur Téléverser le document final.
La fenêtre s'ouvre.
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Sélectionnez le fichier final.
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Cliquez sur Téléverser.
Le fichier apparaît dans la colonne et peut être téléchargé depuis le tableau des travaux ou depuis un portail.
Cliquez sur
pour supprimer le fichier.
Attribution des travaux aux étapes du flux de travail
À chaque étape active du flux de travail d'un projet est associée une version du travail sélectionné. Des linguistes peuvent être assignés à la traduction et d'autres linguistes à la révision, les étapes finales étant confiées à un client disposant de droits de linguiste ou d'invité.
Si les travaux de la première étape du flux de travail sont toujours en cours, les linguistes assignés aux étapes suivantes ne peuvent pas commencer à les modifier. Par exemple, les relecteurs ne pourront pas modifier les travaux de la deuxième étape du flux de travail tant que les travaux ne seront pas marqués comme terminés à l'étape .
Il est également possible de définir différentes mémoires de traduction pour chaque étape du flux de travail et de fractionner les fichiers à toutes les étapes du flux de travail ou à une seule étape.
Attribution des MT aux étapes du flux de travail
Lors de la sélection de MT pour des projets dotés d’un flux de travail, les mêmes mémoires de traduction peuvent être sélectionnées pour toutes les étapes, ou une configuration de MT différente peut être définie pour chaque étape.
Notification par e-mail
Lors de l'assignation d'un travail à un linguiste ou à un fournisseur à la première étape du flux de travail, celui-ci peut être averti manuellement par e-mail ou automatiquement lorsque le travail est importé dans le projet.
Les linguistes assignés aux étapes suivantes sont automatiquement avertis dès que le travail de l'étape précédente est défini sur . Une fois la traduction terminée, le relecteur commence à travailler dès qu’il reçoit la notification. Si cette option est activée, les linguistes sont avertis lorsque l'étape suivante est franchie ou si le travail est rejeté.
Délais serrés (étapes simultanées)
En cas de délai serré, il est possible de commencer la révision avant la fin de la traduction, mais cette pratique exige de la prudence.
Si un travail n'a pas été terminé à l'étape précédente du flux de travail, l'indicateur de confirmation dans l'éditeur est rouge et affiche le message d'avertissement .
Le réviseur peut ignorer l’avertissement et poursuivre prudemment la révision, mais uniquement sur les segments confirmés par le traducteur. Si le réviseur modifie un segment qui n'a pas été confirmé lors de l'étape précédente du flux de travail (dans ce cas, la traduction), les modifications apportées par le traducteur ne seront pas propagées ultérieurement à l'étape de révision.
Lorsque vous travaillez avec l'éditeur de bureau CAT, le MXLIFF bilingue inclura uniquement les segments cibles de l'étape précédente qui ont été ajoutés jusqu'au moment de son exportation.
L'option permettant aux linguistes de commencer une étape de flux de travail avant que l'étape précédente ne soit terminée est définie dans accès et sécurité. Voir préférences CAT pour les paramètres de l'éditeur.
Automatisation du flux de travail
Lorsque vous travaillez sur des projets comportant plusieurs langues et étapes de flux de travail, une étape de flux de travail spécifique peut ne pas être requise pour tous les travaux.
Pour éviter les problèmes causés par les étapes du flux de travail ignorées pour certaines langues, activez l’option Automatisation du flux de travail sous , dans les paramètres du projet. Lorsque l'étape précédente du flux de travail est terminée, les travaux non assignés sont automatiquement marqués comme terminés et passent à l'étape pertinente suivante du flux de travail.
Mettre à jour toutes les étapes du flux de travail
L’option est conçue pour les flux de travail des projets continus, dans lesquels les modifications apportées au contenu source sont régulièrement détectées et les mises à jour doivent être propagées à toutes les étapes du flux de travail. Lorsque la source est mise à jour, la dernière version des segments cibles de la dernière étape du flux de travail est propagée en amont et en aval, à toutes les étapes précédentes et suivantes du flux de travail. Cela garantit la cohérence entre ce qui est affiché dans l'éditeur et ce qui est stocké dans la MT.
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La propagation du flux de travail suit un ordre hiérarchique. Si un segment est modifié ou confirmé dans une étape de flux de travail supérieure, cette version devient la version active et les modifications provenant des étapes de flux de travail inférieures ne sont plus propagées.
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Dans les projets continus, les mises à jour de la source créent une nouvelle version du travail. Les versions des segments ne sont pas fusionnées et Phrase TMS travaille toujours avec la dernière version du travail.
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Les étapes du flux de travail qui étaient déjà terminées ou approuvées ne sont pas rouvertes. Cependant, le contenu de leurs segments peut être remplacé par des versions plus récentes après une mise à jour.
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Modifier des travaux dans des étapes de flux de travail supérieures avant que les étapes inférieures ne soient terminées, ou travailler simultanément dans plusieurs étapes du flux de travail, peut affecter la manière dont les modifications sont propagées.
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Déclencher la pré-traduction à une étape supérieure du flux de travail après que le projet a déjà été pré-traduit interrompt la propagation en temps réel depuis les étapes inférieures. Pour préserver le comportement de propagation, appliquez la pré-traduction uniquement à l'étape de flux de travail active la plus basse.
Important
N'activez cette fonctionnalité que lorsqu'il y a des mises à jour de la source via APC, car elle ne fonctionnera pas autrement.
Modification manuelle du statut du travail
Les chefs de projet peuvent modifier manuellement le statut d’un travail à n’importe quelle étape du flux de travail et à tout moment, notamment en ramenant une étape déjà marquée comme Terminé à un statut antérieur tel qu’Envoyé par e-mail ou Nouveau. Cela renvoie le travail au linguiste assigné pour qu'il le retravaille.
Les changements de statut manuels sont enregistrés dans l'historique du statut du travail. Dans le tableau des travaux du projet, survolez le statut d'un travail pour afficher l'info-bulle indiquant la date et l'heure auxquelles le travail a été accepté, terminé ou modifié, ainsi que l'utilisateur associé.
Changer le statut d'un travail de Terminé à Nouveau réinitialise uniquement le statut du travail. Cela ne remet pas à zéro l’état « modifié » ou « confirmé » des segments. Si un segment à une étape supérieure a déjà été modifié ou confirmé avant la réouverture du travail, les modifications de traduction effectuées à une étape inférieure ne se propagent toujours pas à cette étape supérieure.
Exporter les modifications du flux de travail (Éditeur web uniquement)
Les modifications apportées aux étapes du flux de travail peuvent être communiquées à toute personne impliquée dans la chaîne de traduction avec un résumé de la source et de toutes les versions des traductions, telles que la traduction, la révision et la relecture finale. Un tableau .HTML est généré avec le texte original dans la première colonne et une colonne distincte pour chaque étape du flux de travail.
Ce résumé ne peut pas être partagé avec les prestataires (Exception : le projet complet avec toutes les étapes du flux de travail est partagé avec le fournisseur), mais le fichier .HTML généré peut être téléchargé et distribué si nécessaire.
Pour exporter les modifications du flux de travail, suivez ces étapes :